Sie definieren das Programm.Wir liefern das Reiseprodukt.

Ja. Wir entwickeln das Reiseportfolio, kalkulieren die Reisen, empfehlen Punktewerte und legen die Reisen als buchbares Produkt in Ihrem Programm an. Die Punktemechanik und die Qualifikationslogik bleiben bei Ihnen oder Ihrem Loyalty-Partner. Wir definieren mit, welche Anforderungen erfüllt sein müssen, damit eine Reise sauber einlösbar ist.

Ja. Wir bereiten die Reise als digitales Produkt auf, pflegen sie mit Punktewert, Kategorien, Fristen und Leistungen in Ihrem Portal oder Buchungssystem und übernehmen den gesamten Buchungs- und Teilnehmerprozess. Programmteilnehmende buchen selbstständig; Ihr Team muss keine Einzelbuchung bearbeiten.

Ja, das ist der Regelfall. Wir bauen ein Portfolio auf, das über mehrere Programmjahre trägt, und führen alle Reisen nach demselben Prozess und derselben Timeline. Ab der zweiten Reise verkürzen sich Briefing, Konzeption und Produktanlage erheblich, weil Vorlagen, Datenformate und Zuständigkeiten stehen.

Ja. Wir übernehmen Reisen, die heute von Regionen, Niederlassungen oder Händlerorganisationen selbst geplant werden, und führen sie in einen einheitlichen Prozess: gemeinsam verhandelte Konditionen, ein Qualitätsstandard, einheitliche Vertrags- und Stornobedingungen, ein Datenstand und eine zentrale Auswertung. Die regionalen Gastgeber behalten ihre Rolle gegenüber den Teilnehmenden.

Ja. In vielen Programmen liegt die Programmlogik bei einer Loyalty-Agentur, die Kommunikation bei einer Marketingagentur und die Reiseproduktion bei uns. Wir stimmen Zeitplan, Datenformate, Freigabewege und Kommunikationsmittel direkt mit den Beteiligten ab. Die Zuständigkeiten werden zu Projektbeginn verbindlich festgelegt.

Ja. Wir übernehmen einzelne Reiseformate, ergänzen bestehende Prozesse oder verantworten die Reiseproduktion, während Flugbuchungen weiterhin über Ihre interne Reisestelle laufen. Die Schnittstellen werden im Briefing definiert.

Alle. Konzeption, Einkauf, digitale Produktanlage, Anmeldestrecke, Teilnehmermanagement, Kommunikation, Aktivierung, Buchungssteuerung, Reisebegleitung, Abrechnung und Auswertung lassen sich einzeln oder als Gesamtpaket beauftragen. Welche Module bei uns liegen, halten wir zu Projektbeginn schriftlich fest.

Ja. Wir arbeiten in den Systemen, die bei Ihnen im Einsatz sind, und bereiten die Reisedaten in den dort geforderten Feldern und Formaten auf. Praktische Erfahrung besteht in der systemübergreifenden Aufbereitung und Verwaltung von Reisen, unter anderem in Zusammenarbeit mit Betreibern von Loyalty-, Erlebnis- und Buchungsplattformen. Welche Systeme in Ihrem Fall betroffen sind und wie die Datenübergabe abläuft, klären wir vor Projektstart mit Ihnen und dem Plattformbetreiber.

Für die Produktanlage benötigen wir redaktionellen Zugang zu den betroffenen Systemen sowie die geltenden Vorgaben zu Bildformaten, Zeichenlängen, Pflichtfeldern und Corporate Design. Für das Teilnehmermanagement benötigen wir die Datenfelder, die Ihr Programm vorgibt. Umfang und Rechteumfang der Zugänge legen wir gemeinsam mit Ihrer IT fest.

Standardmäßig wir, über die gesamte Laufzeit der Reise. Wir legen die Reise an, halten Preise, Punktewerte, Kontingente und Programminhalte aktuell und ziehen Änderungen in allen betroffenen Systemen nach, sodass die Angaben überall identisch sind. Wenn Ihre Redaktion oder eine Plattformbetreiberin die Pflege übernimmt, liefern wir die Inhalte in der geforderten Struktur zu.

Ja. Wir übernehmen die Teilnehmerkommunikation vollständig: mit benannter Ansprechperson, Durchwahl und E-Mail. Ebenso möglich: Die Kommunikation läuft ausschließlich über Ihre Abteilung und wir liefern Inhalte und Daten zu. Welches Modell gilt, entscheiden Sie zu Projektbeginn.

Ja. Anmeldestrecke, Buchungsbestätigung, Reiseunterlagen und die gesamte Korrespondenz erscheinen dann in Ihrem Namen und Corporate Design. White Label ist eine von mehreren Optionen, nicht der zwingende Standard. In vielen Programmen ist es für die Teilnehmenden hilfreich, einen benannten Reiseansprechpartner zu haben.

Ja, und das ist bei Händler- und Partnerreisen häufig gewünscht. Ihr Außendienst, Ihre Regionalleitung oder Ihre Geschäftsführung treten als Gastgeber auf. Wir bereiten die Begleitpersonen vor, stimmen Programmabläufe ab und übernehmen alles Organisatorische im Hintergrund.

Ja. Auf Anfrage stellen wir eine deutschsprachige Reisebegleitung, die vor Ort ansprechbar ist: Begrüßung und Orientierung, tägliche Teilnehmerkommunikation zu Programm, Treffpunkten und Zeiten, Koordination von Ausflügen und Abendveranstaltungen, Transfer- und Rückreisemanagement sowie Erstreaktion bei Störungen. Bei größeren Gruppen setzen wir eine zweite Begleitung ein.

Getrennt und von Beginn an. Der Punktewert wird auf Basis der Kalkulation und Ihrer Programmlogik festgelegt. Eigenanteile, Begleitpersonenleistungen, Upgrades und optionale Zusatzleistungen werden als eigene Positionen geführt: im Buchungsprozess sichtbar für die Reisenden und in der Abrechnung nachvollziehbar für Ihre Buchhaltung.

Für jede Reise wird eine verbindliche Mindestteilnehmerzahl definiert und im Buchungsprozess transparent dargestellt. Kontingente werden auf Optionsbasis reserviert; wir überwachen Optionsfristen und Release-Termine. Eine Woche vor Ablauf der Stornofrist erfolgt eine gemeinsame Vorbewertung, zwei Werktage vor Fristablauf die finale Go-/No-Go-Entscheidung. Bei einer Absage informieren wir die bereits Angemeldeten unmittelbar, nennen den Grund, bieten Alternativen an und wickeln zurück.

In der Regel arbeiten wir mit Optionsfristen und gestaffelten Anzahlungen. Anzahlung, Restzahlung und Fälligkeiten stehen im Angebot und in der Projekt-Timeline. Sie wissen zu jedem Zeitpunkt, welcher Betrag wann fällig wird.

Für jede Reise stellen wir ein Kommunikationspaket bereit: Landingpage-Texte, Reisebeschreibung und Highlights, freigegebenes Bildmaterial, Einladungs- und Aktivierungstexte, E-Mail-Header und Plattformgrafiken in den geforderten Formaten, Erinnerungsmails sowie Präsentationsmaterial für Außendienst und Regionalleitung. Alles im Corporate Design des Auftraggebers. Auf Wunsch übernehmen wir auch Inhalte und Moderation digitaler Teilnehmer-Calls.

Wir beobachten den Buchungsstand laufend und stimmen ihn in regelmäßigen Status-Calls mit Ihnen ab, gemeinsam mit Teilnehmerentwicklung, Budgetstatus und laufenden Vermarktungsaktivitäten. Bleibt die Buchungsquote hinter dem Plan zurück, steuern wir nach: Erinnerungsmails, Newsletter, Vertriebsaktivierung oder individuelle Ansprache einzelner Programmteilnehmender.

Diese Angaben werden bereits bei der Anmeldung erfasst und laufen in denselben Datenstand wie Rooming- und Fluglisten. Wir geben sie an die Leistungsträger weiter und prüfen vor Reisebeginn, ob die zugesagten Vorkehrungen umgesetzt sind. Ihre Teilnehmenden müssen nichts doppelt melden.

Die Konditionen richten sich nach den vereinbarten Stornostaffeln, die im Angebot und in der Buchungsbestätigung ausgewiesen sind. Wir überwachen Namensmeldefristen und Ticketing-Deadlines und nutzen sie, um Absagen durch Nachrückende aufzufangen, statt zu stornieren. Als IATA-akkreditierte Agentur stellen wir Flugtickets selbst aus und bearbeiten Namenskorrekturen und Umbuchungen direkt.

Für alle über uns gebuchten Flüge besteht ein 24-Stunden-Service. Wir koordinieren Umbuchungen und Umroutings im Rahmen der tariflichen und operativen Möglichkeiten direkt, ohne dass Ihre Teilnehmenden das allein mit einer Airline-Servicestelle klären müssen. Vor Ort übernimmt die Reisebegleitung die Erstreaktion und Teilnehmerkommunikation, die Lösungsfindung und Abstimmung mit den Leistungsträgern läuft über die Projektleitung.

Eine Endabrechnung mit getrennten Positionen sowie eine Auswertung zu Buchungsprozess, Organisation, Reiseleistung und Programm, auf Basis der Teilnehmerbefragung und der Buchungsdaten. Dazu ein Lessons-Learned-Termin mit allen Beteiligten innerhalb einer Woche nach Reiseende.

Ja, das ist Bestandteil des Prozesses. Feedback, Buchungsverlauf und Lessons Learned fließen direkt in die Planung der nächsten Reise: Fristen werden angepasst, Vorlagen überarbeitet, Zielgebiete und Programmpunkte nach den Rückmeldungen weiterentwickelt. Die Projekt-Timeline der abgeschlossenen Reise dient als Vorlage für die nächste.

Für Schiffsreisen und Fernziele sind zehn bis zwölf Monate vor Reisebeginn sinnvoll, für europäische Ziele in der Regel sechs bis neun Monate. Bei Reisen, die über Punkte eingelöst werden, kommt die Zeit für Produktanlage und Aktivierung hinzu. Kurzfristigere Anfragen sind möglich, die Auswahl an Kontingenten und Konditionen wird dann kleiner.